Одна из последних тенденций в современном бизнесе – привлечение для оказания услуг частных лиц, так называемых фрилансеров. Несмотря на популярность данной тенденции, мало кто задумывается о системном и грамотном подходе к такому формату работы. О том, как правильно организовать сотрудничество с фрилансерами, рассказала налоговый консультант Елена Федотова. 

Легальная основа в приоритете

Но, несмотря на массовый характер явления, договоренности между исполнителем-фрилансером и его нанимателем как правило все еще оформляются в виде «джентльменского соглашения». Основной целью такого теневого взаимодействия, естественно, является экономия на налогах и взносах. Но наряду с экономией появляются высокие риски недобросовестности сторон сделки  (ведь если на бумаге ничего не закреплено, то и апеллировать не к кому). Кроме того, не стоит забывать и про ответственность за неуплату налогов и сборов, которая достаточна сурова (вплоть до уголовной).

Поэтому, считаю, что задача по переводу отношений с вашими внештатными авторами и фотографами на легальную основу должна быть в приоритете. В рамках данного материала я хотела бы остановиться как раз на налогах и сборах. Чтобы вы понимали, какое налоговое бремя вам придется нести, оформляя отношения с фрилансерами, как того требует наше законодательство.

И первое, что тут можно сказать, – да, конечно, налоги и  взносы в фонды платить придется.  Но такая обязанность может лечь как на ваш журнал/информагентство, так и на самого фрилансера (все зависит от оформления договора с последним и его статуса). 

Но также вы должны понимать, что даже если нагрузка по уплате платежей перейдет к исполнителю, это еще не будет гарантировать вам отсутствия дополнительного расхода. Очень часто при переходе на легальную схему взаимоотношений авторы или фотографы просят «гроссапить» свои гонорары, т.е. увеличивать их до такого размера, что после удержания налогов и взносов с него окончательная сумма будет равняться той первоначальной, которая была получена по теневой схеме. И если вы заинтересованы в ваших исполнителях, то вам придется платить им больше. Поэтому при расчете влияния легализации фриланса на ваши расходы, пожалуйста, учитывайте и этот фактор.

Пойдем дальше. Налогообложение зависит от договора. И тут же возникает вполне резонный вопрос – а какого рода могут быть договоры в рассматриваемом случае? Первым делом я советовала бы определиться – будет ли то, что вы приобретаете у автора или фотографа, объектом интеллектуальной собственности (авторского права) или нет.

А что собой представляет этот объект, я покажу на примере. Возьмем фотографию: одно дело - обычные фото с мероприятия из серии «что вижу, о том и пою», другое дело - кадр, требующий творческих затрат. Только в последнем случае возникает интеллектуальная собственность. Тот же самый принцип можно применить и к статье, и другому материалу журналиста. Но это, скажем так, общий подход, везде есть свои нюансы. Поэтому для определения того, что есть объект интеллектуальной собственности, а что нет, рекомендую привлекать юриста.

Итак, если вы определили, что все-таки покупаете работу, которая ведет к возникновению интеллектуальной собственности, то следующим шагом будет определение объема приобретаемых прав.

Если вы собираетесь использовать материал или фотографию «единолично» и «на все времена» и не хотите, чтобы какие-то иные издания имели право на нее, то вам необходимо заключить авторский договор об отчуждении исключительного права на произведение.

В ситуации же когда такая исключительность в объеме прав вам не нужна либо ее не может предоставить вам исполнитель, то заключается авторский лицензионный договор о предоставлении права использования произведения. Эти два договора для наглядности можно сравнить с куплей-продажей и арендой, только в качестве объекта будет выступать нематериальный актив.

Перейдем к налогообложению. В случае когда оформляется договор с передачей исключительных прав, обязанность по исчислению и уплате налога на доходы физических лиц (НДФЛ) возникает у самого автора/фотографа. У вас как у заказчика по договору никакой обязанности уплачивать налог нет, и кроме того на вас также не ложится ответственность. Но есть еще и взносы в фонды (фонд пенсионного страхования и фонд медицинского страхования). В настоящий момент  это  27,1 % от стоимости договора с фрилансером. И эта сумма однозначно будет уже вашим дополнительным расходом. Стоит отметить, что в случае превышения определенного лимита выплат в год данный тариф уменьшается, но это актуально только в случае если ваш исполнитель получает крупные гонорары и вы работаете с ним постоянно.

Лицензионное соглашение

Теперь рассмотрим ситуацию, когда оформляется лицензионное соглашение. В данном случае обязанность по исчислению и уплате НДФЛ уже переходит к вашему издательству/информагентству. Но налог платится не из ваших средств. Вы лишь должны удержать его из вознаграждения журналиста и перечислить в бюджет (тем самым вы становитесь так называемым налоговым агентом).

Например, согласно контрактным условиям, стоимость лицензии на фотоматериал составляет 10 тысяч рублей. Вы в свою очередь отнимаете от данной суммы 13% («стандартная» ставка НДФЛ) и платите их в казну. Оставшуюся сумму (10 000 – НДФЛ (1 300)) вы перечисляете исполнителю. Т.е. ваш расход не увеличивается, а составляет первоначально определённые 10 тысяч (только 1300 идут в бюджет, а 8700 - журналисту).

В то же время такой порядок имеет в себе определенные подводные камни. И самый главный из них  – это ответственность. Если налог вами будет посчитан некорректно или уплачен несвоевременно, либо некорректно и несвоевременно будет подана отчетность по нему – то уже ваш журнал или издательство, а не физическое лицо, как в первом случае, будет отвечать перед законом. Что касается взносов в фонды, то они будут уплачиваться в таком же порядке, что и по предыдущему кейсу. Это все относится к налогообложению в случае возникновения авторских прав.

Если же вы заказываете работы, которые не ведут к возникновению интеллектуальной собственности, то вам следует заключить стандартный гражданско-правовой договор. В части налогов – ничего нового. Исчисление НФДЛ и взносов происходит в том же порядке, что и по лицензионному договору с автором.

Как снизить налоговую нагрузку

Итак, вполне ожидаемый вопрос – можно ли как-то снизить налоговую нагрузку? Да, можно. Причем на совершенно законных основаниях.

Первое – воспользоваться налоговыми вычетами НДФЛ. Я думаю, что многие сталкивались с этим определением и представляют себе, что это (правда, вероятно, в ситуации покупки недвижимости, либо осуществления расходов на обучение или лечение). Но кроме упомянутых существует еще и профессиональный вычет. Могу сказать, что на практике многие про них забывают. Но этого делать не стоит. Профессиональный вычет позволяет уменьшить облагаемый НДФЛ доход, таким образом НДФЛ уменьшаются. 

Вычет равен фактически произведенным и документально подтвержденным расходам фрилансера, связанным с выполнением работ по договору. Причем заключение «авторского договора» (отчуждения права или лицензионного) дает определенное преимущество – если отсутствуют документы на расходы, то вычесть можно и без документа в размере от 20% до 40% от суммы дохода. Похожий порядок действует и для взносов в фонды. Документально подтвержденные расходы или (для авторских договоров) лимит от суммы вознаграждения.

Второе, что можно порекомендовать, – зарегистрироваться фрилансеру в качестве индивидуального предпринимателя с применением упрощенной системы налогообложения (далее – УСН). В данном случае сам налог (уже не НДФЛ, а налог, применяемый при УСН) и взносы в фонды будет рассчитывать и уплачивать автор или фотограф. Ответственность по исчислению и уплате  также ложиться на физическое лицо. Кроме того, ставки налога при УСН ниже, и на взносах в фонды при определенных условия можно сэкономить.